Para poder establecer una estrategia acertada dentro de una organización, es necesario tener ciertas previsiones, las cuales tratan de analizar tendencias para predecir el futuro en base a datos pasados, de este modo tratamos de establecer una hoja de ruta a seguir.
Cuando se habla de hoteles o alojamientos en general es necesario disponer de:
- Previsión Operativa: son aquellas previsiones basadas en el equipo de trabajo: cuantos recepcionistas harán falta, cuantos camareros para cuantas mesas, etc.
- Previsión Financiera: previsiones de gastos e ingresos para establecer metas económicas.
- Previsión de Gestión de Ingresos: Tratar de saber cuál será la demanda para poder maximizar los ingresos.
¿Qué es el Forecast?
Forecast es una traducción literal de la palabra previsión y dentro del sector de la hotelería se utiliza para designar una de las actividades principales de la figura del Revenue Mamager, la cual tiene como foco principal estimar cual será la demanda futura, tanto en términos de ocupación total como del resto de servicios ofertados por el alojamiento.
Durante el forecasting se estimará una demanda aproximada teniendo en cuenta las actividades de los departamentos de marketing y ventas, los eventos locales, regionales o de cualquier carácter que pueda alterar la demanda, los datos históricos internos y externos, las tendencias del mercado y cualquier tipo de información que pueda ser útil.
El forecasting puede definirse como: «la gestión de la demanda con carácter a futuro«
Modelos de Forecast para hoteles
Dependiendo de las necesidades del alojamiento, puede implementar un modelo básico o un modelo avanzado de Forecast
Modelo básico de Forecast
El modelo básico de Forecast, es un modelo simple que requiere una menor cantidad de cálculos.
Modelo avanzado de Forecast
A diferencia del modelo básico, el modelo de forecast avanzado segmenta su demanda, de este modo será más preciso en su estimación. Por ejemplo, si el año pasado en la segunda semana de diciembre nos visitó un grupo por un evento puntual, el modelo básico no tendría en cuenta el origen de esa reserva, mientras que el modelo compuesto no lo tendría en cuenta para la estimación del Forecast de este ejercicio.
A su vez, el modelo avanzado tiene en cuenta indicadores como el ADR o el ARR; de tal modo facilitará el centrarnos en los segmentos más rentables.
Aunque el modelo avanzado brinda una imagen más detalladas, no siempre es el que mejor se adapta a las necesidades del alojamiento, dependerá del número de habitaciones y de la capacidad para recolectar y segmentar datos.
Mejores prácticas
El Forecast se trata de una herramienta, en menor o mayor medida, imprescindible, ya que prepara al alojamiento para el futuro, minimizando los posibles errores e identificando oportunidades para sacarle un mayor rendimiento.
Cada organización sigue una estrategia diferente, existen algunos puntos en común a tener en cuenta para efectuar el mejor Forecast posible:
- Atender a las tendencias del mercado: la demanda y necesidades de los usuarios cambian constantemente, prestar atención a estas puede ayudarnos a aumentar el número de reservas.
- Localizar eventos claves: no todos los eventos se repiten año tras año, conocer cuando tendrán lugar nos ayudará a estar prevenidos y donde localizar potenciales clientes.
- Segmentar y segmentar: cuanto más consigamos segmentar a nuestros huéspedes, más fácil será realizar un forecast acertado; de donde provienen, que tipo y cuantas habitaciones reservan, edad, número de noches, empresa o vacaciones y cualquier segmento que nos ayude a entender el comportamiento de nuestros clientes.
- Vigilar a la competencia: es importante conocer que están haciendo el resto de alojamientos, en especial aquellos con los que compartamos un mayor % de público objetivo, ya sea por una misma localización o características similares. Estar actualizado, analizar e interpretar el comportamiento de la competencia es crucial.
- Revisión constante: quizás se trata de la parte más importante de todo el Forecast, comprobar si está cumpliendo nuestro pronostico, en caso negativo porque no y en caso afirmativo, como poder mejorarlo aun más.
Un Forecast hará que el alojamiento esté mejor preparado, sin embargo el futuro es casi imposible de predecirlo con exactitud, por ello es importante someterlo a revisión constantemente.
4 datos importantes para el seguimiento y control del Forecast
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